Chắc hẳn nhiều doanh nghiệp đều thắc mắc tiền thuê văn phòng hạch toán vào tài khoản nào? Và cách hạch toán chi phí thuê văn phòng, kho, nhà xưởng ra sao? Để có thể hạch toán đúng luật, tránh bị phạt từ cơ quan thuế. Hãy cùng Mogi tìm hiểu thông tin cụ thể qua bài viết dưới đây nhé.
Tiền thuê văn phòng có nằm trong chi phí quản lý kinh doanh không?
Trước khi trả lời cho câu hỏi tiền thuê văn phòng hạch toán vào tài khoản nào thì trước hết chúng ta cần biết chi phí quản lý doanh nghiệp là gì?
Chi phí này là những loại chi phí phục vụ chung cho các vấn đề về sự vận hành của doanh nghiệp. Chi phí này sẽ dùng cho chi trả các loại như: tiền lương, bảo hiểm các loại cho nhân viên. Ngoài ra, còn dùng để chi trả cho các khoản tiền để phục vụ cho việc đầu tư và vận hành cơ sở hạ tầng như trụ sở, văn phòng, các dịch vụ trong văn phòng như: tiền nước, điện thoại,…
Đối với những doanh nghiệp có hợp đồng thuê của tư nhân về đất đai, cơ sở hạ tầng thì cần phải trả khoản phí thuê văn phòng. Đây là khoản được lãnh đạo phê duyệt nằm trong chi phí quản lý, kinh doanh của doanh nghiệp. Cũng như được hạch toán cụ thể để báo cáo với cục thuế ở địa phương nơi doanh nghiệp hoạt động.
>>> Xem thêm: Phí Chuyển Nhượng Chung Cư Là Gì? Thủ Tục Và Quy Trình Chuyển Nhượng
Tiền thuê văn phòng hạch toán vào tài khoản nào để đảm bảo tính hợp lệ?
Khi một doanh nghiệp muốn thuê văn phòng hoặc toà nhà của cá nhân hoặc công ty nào đó thì buộc phải thực hiện theo đúng quy định pháp luật về các khoản chi phí quản lý doanh nghiệp và tiền thuê văn phòng hạch toán vào tài khoản nào cũng cần nắm rõ.
Tuy nhiên, tiền thuê văn phòng hạch toán vào tài khoản nào hay hạch toán chi phí thuê văn phòng thế nào cho hợp lệ thì bộ phận kế toán cần tuân thủ và làm theo hướng dẫn một cách chính xác.
Những thông tin cụ thể và giấy tờ cần lưu ý để hạch toán một cách hợp lệ bao gồm: hoá đơn các loại, chứng từ thanh toán, hợp đồng thuê văn phòng, toà nhà,… đối với trường hợp doanh nghiệp thuê lại của một cá nhân hay công ty nào đó; hợp đồng thuê nhà, chứng từ thanh toán,… đối với doanh nghiệp thuê của cá nhân.
Đối với trường hợp có ghi thêm thông tin bên thuê nhà sẽ nộp thuế thay cho chủ nhà, thì bộ hồ sơ cần có thêm chứng từ nộp thuế với các cơ quan thuế. Đặc biệt, với trường hợp này do bên thuế sẽ không cấp hoá đơn bán lẻ nên sẽ không có hoá đơn.
Trường hợp tiền thuê văn phòng giá trị từ 20 triệu đồng trở lên
Đối với trường hợp chi phí thuê văn phòng từ 20 triệu trở lên, thì có một số vấn đề doanh nghiệp cần lưu ý như sau:
Nếu tiền thuê văn phòng giữa doanh nghiệp và công ty từ 20 triệu trở lên, có hoá đơn giá trị gia tăng, thì bên thuê buộc phải chuyển khoản đến tài khoản của bên cho thuê văn phòng bằng tài khoản của mình và phải có giấy chứng nhận được cung cấp bởi ngân hàng.
Nếu tiền thuê văn phòng giữa doanh nghiệp và cá nhân từ 20 triệu trở lên, tức là không đóng thuế giá trị gia tăng (VAT), thì không bắt buộc phải chuyển khoản, nhưng cần có biên nhận đã nhận tiền thuê nhà cùng với chữ ký xác nhận từ chủ nhà.
Các trường hợp hạch toán chi phí thuê văn phòng
Trường hợp thanh toán trước chi phí
Để biết rõ tiền thuê văn phòng hạch toán vào tài khoản nào, trước hết chúng ta cần biết rõ các trường hợp hạch toán chi phí thuê văn phòng. Đầu tiên, là trường hợp thanh toán trước chi phí.
Đối với trường hợp này, nếu doanh nghiệp đã thanh toán trước đầy đủ chi phí thuê văn phòng, dựa vào hoá đơn, chứng từ thanh toán và hợp đồng thuê để xác định. Khi đó kế toán sẽ hạch toán như sau: Nợ TK 331; Có 111,112.
>>> Xem thêm: Thuế nhà đất: Người cho thuê nhà đất có phải đóng?
Trường hợp thanh toán chi phí theo hàng tháng
Trường hợp tiếp theo chúng ta cần biết để nắm rõ thông tin tiền thuê văn phòng hạch toán vào tài khoản nào, đó là trường hợp thanh toán chi phí theo hàng tháng.
Đối với những doanh nghiệp áp dụng cách thanh toán chi phí theo hàng tháng, hoặc doanh nghiệp nhận hoá đơn yêu cầu chi trả tiền thuê văn phòng hàng tháng. Khi đó, kế toán của doanh nghiệp cần hạch toán như sau: Nợ TK 154, 627, 641, 642.
Kế toán của doanh nghiệp cần xác định rõ ràng về việc thuê này với mục đích gì, để làm gì, dành cho bộ phận nào của doanh nghiệp, nên biết tiền thuê văn phòng hạch toán vào tài khoản nào. Để từ đó, kế toán có thể đưa vào chi phí cụ thể: Có TK 111,112, 331.
Trường hợp thuê văn phòng chi phí trả sau
Đối với doanh nghiệp nào áp dụng thuê văn phòng chi phí trả sau. Kế toán sẽ cần phải hạch toán như sau:
Hạch toán theo từng tháng: Nợ TK 154, 627, 641, 642 ( kế toán có thể căn cứ theo mục đích thuê và dành cho bộ phận nào để đưa vào chi phí cụ thể); Có TK 335 ( trường hợp này TK phát sinh chi phí nhưng trong thực tế thì doanh nghiệp chưa trả)
Đối với khi thanh toán hoặc khi doanh nghiệp nhận được hoá đơn: Nợ TK 335; Có TK 111,112 ( đối với trường hợp là khi thanh toán). Hoặc Có TK 331 ( đối với trường hợp là khi nhận được hoá đơn).
Trường hợp chi phí thuê văn phòng trả trước nhiều kỳ
Trường hợp cuối cùng phải kể đến để chúng ta nắm rõ thông tin tiền thuê văn phòng hạch toán vào tài khoản nào đó là trường hợp chi phí thuê văn phòng trả trước nhiều kỳ.
Ví dụ công ty X thuê nhà của Mogi trong khoảng thời gian là 6 tháng và thanh toán toàn bộ vào tháng 1, thì hạch toán như sau: Nợ TK 242: tổng số tiền; Nợ TK 113: ( trường hợp có hoá đơn giá trị gia tăng); Có TK: 331, 111, 112.
Chi phí trả trước tiến hành phân bổ định kỳ. Tuỳ vào mục đích sử dụng sẽ đưa vào tài khoản khác nhau. Cách hạch toán cụ thể như sau: Nợ TK 154, 627, 641, 642,…; Có TK 242.
Một số lưu ý về thuế của chi phí thuê văn phòng
Ngoài việc nắm rõ thông tin về tiền thuê văn phòng hạch toán vào tài khoản nào, chúng ta cần lưu ý thêm về thuế chi phí thuê văn phòng.
Doanh nghiệp cần nắm rõ thông tin về các loại thuế như sau để tránh sai sót trong việc nộp thuế. Đối với trường hợp tổng giá trị thuê nhà 1 năm dưới 100 triệu thì doanh nghiệp được miễn thuế môn bài, thuế thu nhập cá nhân và thuế giá trị gia tăng. Và ngược lại, nếu tổng giá trị thuê trên 100 triệu thì phải nộp 3 loại thuế đó.
>>> Xem thêm: Thuế thu nhập cá nhân khi bán đất là bao nhiêu? Hướng dẫn cách tính
Trường hợp doanh nghiệp thuê của cá nhân
Đối với trường hợp doanh nghiệp thuê của cá nhân. Nếu trong hợp đồng có ghi tiền thuê chưa bao gồm thuế và bên nộp thuế là doanh nghiệp, thì khoản thuế sẽ được tính vào chi phí trừ tổng tiền thuê tài sản có bao gồm tiền thuế nộp cho bên cho thuê.
Những lưu ý khi hạch toán chi phí thuê nhà làm văn phòng
Nếu đã biết tiền thuê văn phòng hạch toán vào tài khoản nào, chúng ta còn cần nắm rõ một số lưu ý khi hạch toán chi phí thuê nhà làm văn phòng.
Đối với các khoản chi phí cho việc quản lý doanh nghiệp hay bán hàng. Các loại chi phí này cần có đầy đủ các loại hoá đơn, hoặc hợp đồng thuê mướn và hạch toán đúng với chế độ của kế toán.
Vì thế, chi phí cho việc thuê văn phòng hạch toán sẽ không được ghi là giảm chi phí kế toán. Thay vào đó, các khoản này sẽ được điều chỉnh trong quyết toán thuế thu nhập cá nhân để làm tăng số thuế thu nhập cá nhân. Đây là điều bắt buộc mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng phải thực hiện cho đầy đủ.
Ví dụ thực tiễn cách hạch toán tiền thuê văn phòng
Ngày 12/12/2019, công ty X ký hợp đồng thuê văn phòng với Mogi. Thời gian thuê 12 tháng, thanh toán 10 triệu mỗi tháng, giá trị hợp đồng là 120 triệu. Mục đích thuê được ghi rõ trên hợp đồng là làm văn phòng.
Trong ngày 12/12/2019, công ty X tiến hành thanh toán cho Mogi 10 triệu. Đến ngày 18/12/2019, hai bên hoàn thành thủ tục pháp lý. Công ty X thanh toán số tiền còn lại là 110 triệu. Đồng thời công ty nộp thuế gồm: 300 nghìn thuế môn bài, 6 triệu thuế thu nhập cá nhân, 6 triệu thuế giá trị gia tăng. Tổng cộng 12,3 triệu.
Tiến hành hạch toán chi phí như sau: Ngày 12/12/2019 hạch toán trả trước: Nợ TK 331 là 10 triệu, Có TK 111 là 10 triệu. Ngày 18/12/2019 hạch toán khoản còn lại: Nợ TK 331 là 110 triệu, Có TK 111 và 112 là 110 triệu.
Dựa vào chứng từ thanh toán: Nợ TK 242 là 120 triệu, Có TK 331 là 120 triệu. Dựa vào chứng từ nộp thuế thay chủ nhà: Nợ TK 642 là 12,3 triệu, Có TK 111 và 112 là 12,3 triệu.
Tóm lại, việc hạch toán này cần dựa vào hai yếu tố quan trọng: mục đích thuê và đối tượng cho thuê. Từ đó sẽ biết được tiền thuê văn phòng hạch toán vào tài khoản nào.
Trên đây Mogi.vn đã cung cấp các thông tin đầy đủ về tiền thuê văn phòng hạch toán vào tài khoản nào và cách hạch toán chi phí thuê văn phòng, kho, nhà xưởng. Hy vọng bạn đọc đã nắm được các thông tin bổ ích qua bài viết này. Hãy thường xuyên ghé thăm website để cập nhật thêm các thông tin bổ ích nhé!
>>> Xem thêm:
- Thuế thu nhập cá nhân khi bán nhà – Hướng dẫn tính thuế TNCN chi tiết
- Đặt cọc là gì? Những tường hợp nào buộc phải hoàn lại tiền cọc?
- Hướng Dẫn Tra Cứu Số Tài Khoản Ngân Hàng Nhanh Chóng Và Chính Xác Nhất
