Hiện nay, việc thuê văn phòng đã trở thành một vấn đề không hề đơn giản đối với nhiều doanh nghiệp. Trước tình hình giá thuê mặt bằng không ngừng tăng cao và nguồn cung cấp không đáp ứng đủ nhu cầu, các doanh nghiệp cần phải chuẩn bị kỹ lưỡng trước khi quyết định chọn một không gian làm việc mới. Để giúp các doanh nghiệp dễ dàng hơn trong quá trình này, hãy cùng bỏ túi 7 kinh nghiệm thuê văn phòng thực tế từ Mogi.vn ngay trong bai viết sau đây.
Xác định rõ nhu cầu doanh nghiệp
Khi thuê văn phòng, doanh nghiệp cần xác định rõ nhu cầu cụ thể của mình để có thể chọn được không gian làm việc phù hợp nhất. Trước tiên cần xác định rõ ngân sách dành cho việc thuê văn phòng, bao gồm cả chi phí thuê hàng tháng và các chi phí phụ trợ khác như phí dịch vụ, điện, nước, và bảo trì. Hãy đảm bảo rằng mức ngân sách của công ty có thể duy trì được tiền thuê văn phòng mà không gặp khó khăn gì trong tài chính.
Tiếp theo, doanh nghiệp nên xác định diện tích cần thiết dựa trên số lượng nhân viên và các hoạt động kinh doanh để đảm bảo không gian làm việc thoải mái và hiệu quả. Tùy thuộc vào quy mô của công ty mà doanh nghiệp sẽ lựa chọn văn phòng có kích thước phù hợp và số phòng đủ cho các phòng ban sử dụng.
Vị trí của văn phòng cũng là một yếu tố quan trọng, hãy xác định doanh nghiệp có nhu cầu sở hữu vị trí mặt tiền, đắc địa, dễ dàng thu hút khách hàng không? hay chỉ cần một văn phòng có chất lượng tốt đáp ứng nhu cầu làm việc nội bộ.
Điều cuối cùng cần xác định chính là loại hình văn phòng phù hợp với doanh nghiệp. Hiện nay có rất nhiều loại hình khác nhau tùy vào nhu cầu và mục đích sử dụng mà bạn có thể lựa chọn như thuê văn phòng chia sẻ, văn phòng riêng, thuê căn hộ, thuê nhà nguyên căn,…
Xem xét vị trí, tiện ích xung quanh
Khi chọn lựa văn phòng để thuê, việc xem xét vị trí là một yếu tố then chốt. Để giúp tiết kiệm thời gian khi lựa chọn địa điểm thuê văn phòng, bạn cần xác định trước doanh nghiệp nên nằm ở đường nào, quận mấy, cần những tiện ích gì? Việc này sẽ giúp việc tìm kiếm văn phòng diễn ra dễ dàng hơn, nhanh chóng và phù hợp với nhu cầu thuê hơn.
Cụ thể, doanh nghiệp cần đánh giá kỹ lưỡng về giao thông khu vực, hãy đảm bảo văn phòng nằm ở vị trí thuận tiện, dễ dàng di chuyển cho nhân viên và khách hàng. Nếu văn phòng của bạn thuê với mục đích sử dụng trong nội bộ, bạn có thể lựa chọn các văn phòng có vị trí không quá nổi bật để tiết kiệm được chi phí. Nhưng đối với nhu cầu thuê văn phòng có các hoạt kinh doanh, tiếp xúc với khách hàng, doanh nghiệp cần có một vị trí nổi bật, dễ dàng cho khách hàng tìm thấy, thường loại hình này sẽ nằm ở mặt tiền đường và sẽ có mức chi phí thuê khá cao.
Ngoài ra, tiện ích xung quanh như nhà hàng, quán cà phê, ngân hàng, và trung tâm thương mại cũng đóng vai trò quan trọng trong việc tạo điều kiện làm việc thuận lợi và thoải mái cho các hoạt động phục vụ quá trình làm việc. Yếu tố phong thủy cũng nên được xem xét để mang lại may mắn và sự thịnh vượng cho doanh nghiệp.
Cuối cùng, doanh nghiệp cần cân nhắc về thời gian thuê văn phòng, xác định rõ ràng khoảng thời gian thuê phù hợp với kế hoạch phát triển lâu dài và linh hoạt trong việc mở rộng hay thay đổi không gian làm việc trong tương lai.
Lựa chọn mô hình thuê phù hợp
Lựa chọn mô hình thuê phù hợp là bước quan trọng để đảm bảo doanh nghiệp có được môi trường làm việc hiệu quả và tiện nghi. Vậy đâu là loại văn phòng phù hợp với doanh nghiệp của bạn? Dưới đây là một số hình thức cho thuê văn phòng phổ biến mà doanh nghiệp có thể tham khảo:
Thuê văn phòng chia sẻ, văn phòng riêng
- Văn phòng chia sẻ: Hay còn được gọi là Coworking space. Là loại hình cho thuê chỗ ngồi làm việc trong một văn phòng chung, cung cấp đầy đủ chức năng, tiện ích và internet tốc độ cao. Đây là mô hình mà nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là các startup, doanh nghiệp nhỏ và freelancer ưa chuộng. Loại hình văn phòng chia sẻ thường sẽ có không gian từ 5 – 20 chỗ ngồi, có sẵn các vật dụng văn phòng cần thiết như bàn, ghế, máy phô tô, tủ đựng đồ, kệ sách,… đáp ứng được các nhu cầu cần thiết của những doanh nghiệp nhỏ, siêu nhỏ hoặc freelancer.
- Văn phòng riêng: Đây là mô hình văn phòng dành cho các doanh nghiệp cần không gian làm việc riêng tư và chuyên nghiệp. Văn phòng riêng thường được trang bị đầy đủ nội thất và tiện ích, giúp doanh nghiệp tập trung vào công việc mà không phải lo lắng về quản lý hạ tầng. Mô hình này phù hợp cho các doanh nghiệp có quy mô vừa và lớn, cần môi trường làm việc ổn định và bảo mật.
Thuê căn hộ chung cư, officetel
Trên thị trường hiện nay, một trong những hình thức thuê văn phòng phổ biến không thể không nhắc đến việc biến căn hộ chung cư thành văn phòng làm việc. Officetel là loại mô hình kết hợp giữa văn phòng và khách sạn, đây là loại văn phòng cho phép nhân viên có thể cư trú qua đêm.
Loại hình này thường sẽ phù hợp với các doanh nghiệp nhỏ, vừa khởi nghiệp từ 4 – 10 nhân viên bởi những lợi ích, tiện nghi cao cấp và giá thuê hợp lý. Diện tích thường từ 25m2 đến 70m2, được trang bị các thiết bị, nội thất đáp ứng được nhu cầu sinh sống và làm việc. Bên cạnh đó, các nhân viên sẽ còn được hưởng các lợi ích tới từ tiện ích nội khu và ngoại khu xung quanh chung cư.
Thuê nhà nguyên căn, building, cao ốc
Để đáp ứng nhu cầu làm việc trong không gian riêng biệt, thoải mái với nhiều tầng khác nhau của doanh nghiệp, đặc biệt là với những doanh nghiệp có quy mô vừa và lớn thì việc thuê nhà nguyên căn, building, cao ốc chính là lựa chọn tối ưu và phù hợp nhất. Đối với hình thức thuê văn phòng này, doanh nghiệp có thể tùy chỉnh, sắp xếp không gian theo nhu cầu sử dụng. Sự rộng rãi và khả năng tự thiết kế văn phòng sẽ cho phép doanh nghiệp điều chỉnh, bố trí các phòng ban, nhân lực một cách thuận tiện.
Loại hình này thường nằm ở vị trí đắc địa, có hệ thống an ninh tốt, dịch vụ chuyên nghiệp và nhiều tiện ích hiện đại như phòng họp, khu vực giải trí, nhà ăn, quán nước,…. Điểm mạnh của mô hình này là mang lại hình ảnh uy tín và sự tiện nghi tối đa cho doanh nghiệp, là lựa chọn phù hợp nhất dành cho công ty có số lượng nhân viên đông và quy mô hoạt động lớn.
Xem thêm: Tổng Hợp Nhà Nguyên Căn Cho Thuê Theo Ngày TP.HCM Mới Cập Nhật 2022
Tìm hiểu và đánh giá văn phòng dự định thuê
Trước khi quyết định thuê văn phòng, để đảm bảo an toàn và tránh mất thời gian của doanh nghiệp, việc tìm hiểu và đánh giá kỹ lưỡng không gian dự định thuê là rất cần thiết. Đầu tiên, doanh nghiệp nên tìm hiểu đầy đủ thông tin về chủ sở hữu văn phòng, bao gồm uy tín và lịch sử cho thuê của họ, để đảm bảo không gặp phải các vấn đề pháp lý hay tranh chấp trong quá trình sử dụng. Ngoài ra, đánh giá văn phòng thông qua các review từ những doanh nghiệp đã và đang thuê tại đây cũng giúp cung cấp cái nhìn tổng quan về chất lượng dịch vụ, tiện ích và môi trường làm việc.
Quan trọng hơn cả, doanh nghiệp nên tiến hành kiểm tra trực tiếp văn phòng để đánh giá tình trạng thực tế của cơ sở hạ tầng, hệ thống an ninh, và tiện ích kèm theo. Hãy chắc chắn rằng chất lượng của văn phòng dự tính thuê vẫn còn tốt, chưa có dấu hiệu xuống cấp, an ninh và tiện ích xung quanh đủ để đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp. Việc này giúp đảm bảo rằng không gian làm việc đáp ứng đầy đủ các yêu cầu và tiêu chuẩn cần thiết, mang lại sự yên tâm và hiệu quả trong quá trình sử dụng.
Thương lượng kỹ về giá thuê và tiền cọc trước khi thuê
Thương lượng kỹ về giá thuê và tiền cọc trước khi thuê văn phòng là một bước quan trọng giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí và tránh những rủi ro không đáng có. Trước hết, doanh nghiệp cần so sánh giá thuê của nhiều địa điểm khác nhau trong cùng khu vực để nắm rõ mức giá thị trường và xác định mức giá hợp lý. Khi thương lượng nếu có những khoản phí cần phải trả thêm, doanh nghiệp cần yêu cầu chủ sở hữu giải thích chi tiết các khoản phí đi kèm như phí dịch vụ, bảo trì, và các chi phí phát sinh khác để tránh bất ngờ sau khi ký hợp đồng.
Đối với tiền cọc, doanh nghiệp cần đàm phán để giảm số tiền cọc hoặc thỏa thuận rõ ràng về điều kiện hoàn trả tiền cọc khi hết hợp đồng. Ngoài ra, việc đề cập đến các ưu đãi ví dụ như miễn phí tháng thuê đầu tiên hoặc giảm giá thuê nếu thuê lâu dài cũng nên được đưa vào thương lượng. Bằng cách thương lượng kỹ lưỡng, doanh nghiệp có thể đạt được các điều khoản thuê tốt nhất, giúp tiết kiệm chi phí và ổn định tài chính trong quá trình hoạt động.
Kiểm tra kỹ hợp đồng trước khi ký kết
Trước khi ký kết hợp đồng thuê văn phòng, doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ lưỡng các điều khoản để đảm bảo quyền lợi và tránh những rủi ro pháp lý. Đầu tiên, hãy đọc kỹ từng điều khoản trong hợp đồng, chú ý đến các chi tiết như thời hạn thuê, giá thuê, và các khoản phí đi kèm nếu có. Đảm bảo rằng hợp đồng nêu rõ trách nhiệm của cả hai bên về việc bảo trì, sửa chữa, và sử dụng các tiện ích đi kèm.
Bên cạnh đó, doanh nghiệp cần xem xét kỹ các điều khoản liên quan đến việc điều chỉnh giá thuê trong suốt thời gian hợp đồng, cũng như các quy định về chấm dứt hợp đồng trước thời hạn. Điều này giúp doanh nghiệp tránh được những tranh chấp không đáng có về tiền thuê và đảm bảo sự linh hoạt nếu cần thay đổi không gian làm việc trong tương lai.
Ngoài ra, kiểm tra các điều kiện hoàn trả tiền cọc và những điều khoản liên quan đến việc hoàn trả hoặc khấu trừ khi hợp đồng kết thúc. Nếu cần, hãy tham khảo ý kiến của luật sư hoặc chuyên gia tư vấn bất động sản để đảm bảo mọi điều khoản đều minh bạch và công bằng. Việc kiểm tra kỹ hợp đồng không chỉ giúp bảo vệ quyền lợi của doanh nghiệp mà còn tạo nền tảng cho mối quan hệ hợp tác lâu dài và bền vững với chủ sở hữu.
Xem thêm: Cho thuê mặt bằng: Thủ tục và những điều cần biết
Tìm thuê văn phòng ở nguồn uy tín
Điều cuối cùng các doanh nghiệp cần lưu ý khi thuê văn phòng chính là tìm thuê tại những nguồn uy tín. Dành cho cả những doanh nghiệp mới khởi nghiệp, nhỏ, vừa và lớn có thể đảm bảo có được không gian làm việc chất lượng và đáng tin cậy, bạn có thể tham khảo một số cách sau:
Doanh nghiệp có thể nhờ vào quan hệ rộng rãi của mình, các mối quan hệ xung quanh nhân viên từ đó nhờ sự giới thiệu từ bạn bè và người thân để tìm ra nơi thuê văn phòng tốt. Đây là một trong những cách hiệu quả và an toàn nhất để tìm văn phòng với những thông tin chính xác dựa trên kinh nghiệm thực tế của bạn bè, người thân về các địa điểm và chủ sở hữu văn phòng.
Hoặc bạn cũng có thể tìm đến các đơn vị môi giới bất động sản chuyên nghiệp có nhiều kinh nghiệm và hiểu biết sâu rộng về thị trường. Đây cũng là một lựa chọn tốt bởi các chuyên gia môi giới không những có thể giúp bạn tìm được văn phòng phù hợp với nhu cầu và ngân sách mà họ còn có thể hỗ trợ trong quá trình thương lượng giá cả và các điều khoản hợp đồng. Tuy nhiên, không phải trung tâm môi nào cũng tốt, bạn cần chọn những công ty môi giới uy tín để đảm bảo chất lượng dịch vụ, hãy cân nhắc và lựa chọn thật kỹ để đảm bảo bạn tìm được văn phòng chất lượng với giá thuê tốt.
Ngoài ra, hiện nay các website chuyên về bất động sản là một nguồn thông tin phong phú và tiện lợi để tìm văn phòng cho thuê. Bạn có thể dễ dàng tìm kiếm các tin đăng thông qua nhiều trang website bất động sản khác nhau. Để có thể tiết kiệm thời gian tìm kiếm và đảm bảo được uy tín khi tìm thuê văn phòng, một trong những website bạn không nên bỏ qua chính là Mogi.vn. Đây là trang web chuyên đăng tin bất động sản chuyên cung cấp các thông tin về tình hình thị trường bất động sản hiện nay.
Với đội ngũ kiểm duyệt tin đăng chuyên nghiệp đảm bảo các tin đăng luôn được cập nhật mỗi ngày. Mogi.vn sở hữu bộ lọc tìm kiếm thông minh giúp người dùng dễ dàng tìm kiếm bất động sản dựa trên loại hình, khu vực, giá bán. Để có thể tìm thuê văn phòng chất lượng dành cho doanh nghiệp thì Mogi.vn chính là lựa chọn hoàn hảo nhất mà bạn không nên bỏ qua.
Lời kết
Những kinh nghiệm thuê văn phòng bổ ích, cần thiết đã được tổng hợp trong bài viết trên. Hy vọng những thông tin trên là hữu ích, giúp doanh nghiệp có thể tìm thuê văn phòng đúng với nhu cầu của bản thân. Ngoài ra đừng quên truy cập Mogi.vn để không bỏ lỡ những tin đăng khác như thuê căn hộ TP.HCM, mua nhà tại Hà Nội,… và nhiều tin đăng bổ ích khác nhé!
Có thể bạn quan tâm:
- 30+ gợi ý thiết kế văn phòng làm việc đẹp, tạo nguồn cảm hứng bất tận
- Cho Thuê Văn Phòng: TOP 5 Kênh Tốt Nhất Hiện Nay
- Thiết Kế Phòng Làm Việc Tại Nhà Tạo Cảm Hứng Và Lưu Ý Trong Thiết Kế
