Cho thuê văn phòng tại thành phố Hồ Chí Minh đang dần chuyển mình sang một hình thức mới. Đó là cho thuê văn phòng ảo. Với dịch vụ này, doanh nghiệp vừa có được địa chỉ văn phòng tại các tòa nhà trung tâm. Lại vừa tiết kiệm được chi phí vận hành.
Nếu còn băn khoăn không biết có nên thuê văn phòng ảo cho doanh nghiệp hay không, bạn hãy tham khảo những thông tin dưới đây. Trong bài viết này, Mogi.vn sẽ giúp bạn tìm hiểu sự khác biệt giữa văn phòng ảo và văn phòng vật lý thông thường.
Từ đó, bạn có thể tự đưa ra quyết định có nên thuê văn phòng ảo hay không.
Cho thuê văn phòng ảo có gì khác với dịch vụ cho thuê văn phòng thông thường?
Với sự xuất hiện của văn phòng ảo, những tin quảng cáo “cho thuê văn phòng quận 7”, “cho thuê văn phòng tại TP HCM”… dần trở thành “cho thuê văn phòng ảo tại quận trung tâm”, “văn phòng ảo quận 1”…
Đây cũng là xu hướng thuê văn phòng của các doanh nghiệp khởi nghiệp hiện nay. Văn phòng ảo không chỉ giải quyết được vấn đề xác minh địa chỉ trong thủ tục pháp lý. Mà còn giúp doanh nghiệp dễ dàng kết nối đến khách hàng hơn.
Đặc điểm của cho thuê văn phòng ảo
Dù đã xuất hiện từ khá lâu nhưng đối với nhiều người, “văn phòng ảo là gì” vẫn là một thắc mắc lớn. Dịch vụ thuê văn phòng ảo là dịch vụ cho thuê địa chỉ và không gian giao dịch chung. Những doanh nghiệp thuê văn phòng ảo sẽ dùng chung một địa chỉ văn phòng. Đồng thời dùng chung một không gian văn phòng ở các tòa nhà lớn.
Dịch vụ cho thuê văn phòng ảo thường cung cấp địa chỉ và không gian văn phòng tại các tòa nhà lớn. Các tòa nhà này thường ở các quận trung tâm. Do vậy, khi sử dụng dịch vụ cho thuê văn phòng ảo, doanh nghiệp của bạn sẽ có địa chỉ văn phòng rất đẹp.
Những tiện ích của cho thuê văn phòng ảo
Tiện ích lớn nhất mà văn phòng ảo mang lại cho doanh nghiệp là sử dụng địa chỉ đẹp và dễ tìm. Địa chỉ của các văn phòng ảo thường ở các tòa nhà cao cấp, nổi tiếng. Địa thế nằm ở mặt đường lớn tại các quận trung tâm thành phố Hồ Chí Minh.
Bên cạnh đó, khi thuê văn phòng ảo, doanh nghiệp của bạn còn được gắn logo hoặc treo biển tên tại sảnh chính của tòa nhà. Như vậy, dù là khách hàng hay đối tác của doanh nghiệp cũng sẽ có thiện cảm hơn. Uy tín của doanh nghiệp cũng nhờ đó mà tăng lên đáng kể.
Ngoài ra, dịch vụ cho thuê văn phòng ảo còn thường đi kèm với nhiều tiện ích như:
- Có lễ tân trực văn phòng để tiếp khách.
- Có không gian giao dịch, tiếp khách cho doanh nghiệp.
- Được sử dụng địa chỉ văn phòng ảo để thực hiện các thủ tục hành chính mang tính pháp lý.
- Được sử dụng văn phòng, chỗ làm việc một khoảng thời gian giới hạn trong tháng.
- Được sử dụng các thiết bị văn phòng phẩm đi kèm phục vụ cho công việc, giao dịch.
- …
So sánh dịch vụ văn phòng ảo với văn phòng thông thường
Với dịch vụ cho thuê văn phòng ảo, doanh nghiệp sẽ giải quyết được vấn đề địa chỉ và nơi chốn để giao dịch. Tuy nhiên hình thức thuê văn phòng này không đảm bảo sự riêng tư tuyệt đối.
Hình thức cho thuê văn phòng ảo phù hợp với các doanh nghiệp mới thành lập. Doanh nghiệp không cần văn phòng để tập trung nhân sự làm việc. Hoặc nhân sự của doanh nghiệp không cần đến văn phòng làm việc.
Với dịch vụ cho thuê văn phòng vật lý thông thường, doanh nghiệp sẽ giải quyết được vấn đề không gian làm việc cho nhân viên. Đồng thời có không gian để giao dịch, tiếp khách và đối tác. Doanh nghiệp sẽ có không gian riêng tư tuyệt đối, chủ động về cả không gian và thời gian.
Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp có năng lực tài chính yếu thì chi phí vận hành văn phòng sẽ là một gánh nặng. Đồng thời địa chỉ văn phòng có thể sẽ ở những con đường phụ. Như vậy sẽ khó tiếp cận với khách hàng và đối tác.
Ưu và nhược điểm của dịch vụ văn phòng ảo
Dù mang lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, nhưng dịch vụ cho thuê văn phòng ảo vẫn có nhược điểm. Do vậy, bạn hãy cân nhắc thật cẩn thận ưu và nhược điểm của văn phòng ảo dưới đây. Từ đó đưa ra lựa chọn hình thức thuê văn phòng phù hợp nhất với doanh nghiệp của mình.
Ưu điểm khi thuê văn phòng ảo
Như đã liệt kê ở phần trên, ưu điểm lớn nhất khi thuê văn phòng ảo là bạn có địa chỉ doanh nghiệp rất đẹp. Địa chỉ văn phòng ảo thường nằm tại các con phố chính. Hoặc trục đường lớn hay tòa nhà cao cấp. Với các địa chỉ dễ đi – dễ tìm này, doanh nghiệp vừa tăng uy tín, đẳng cấp, vừa dễ tiếp cận đối tác hơn.
Ưu điểm thứ 2 của dịch vụ cho thuê văn phòng ảo là giúp doanh nghiệp tiết kiệm rất nhiều chi phí. Doanh nghiệp không phải đầu tư nội thất và thuê mặt bằng dài hạn. Với văn phòng ảo, bạn chỉ cần hoàn tất thủ tục đăng ký là có đầy đủ thiết bị, mặt bằng và tiện ích.
Việc thanh toán và làm hợp đồng thuê cũng rất linh động. Dù thuê dài hạn hay ngắn hạn đều được. Bạn sẽ kiểm soát dòng tiền dễ dàng hơn so với dịch vụ văn phòng vật lý truyền thống.
Đặc biệt, với một số bên làm dịch vụ văn phòng ảo tốt, họ có thể hỗ trợ bạn các thủ tục pháp lý. Địa chỉ của văn phòng ảo hoàn toàn có thể sử dụng để đăng ký kinh doanh. Hay đăng ký thương hiệu, xác minh địa chỉ doanh nghiệp đều hợp pháp.
Nhược điểm khi thuê văn phòng ảo
Bên cạnh các ưu điểm, văn phòng ảo vẫn có một số nhược điểm như:
- Không gian sử dụng chung, do vậy sẽ thiếu sự riêng tư nhất định.
- Thông thường, các văn phòng ảo chỉ cung cấp địa chỉ xác minh cho doanh nghiệp. Cùng với đó là không gian lễ tân, tiếp khách, hội họp. Không cung cấp không gian làm việc.
- Mỗi doanh nghiệp chỉ có một khoảng thời gian giới hạn để sử dụng văn phòng hoặc không gian hội họp.
- Thời gian làm việc, tiếp khách, đón tiếp đối tác của doanh nghiệp sẽ phụ thuộc vào thời gian làm việc của văn phòng ảo. Do vậy sẽ khiến doanh nghiệp bị động trong việc sắp xếp thời gian.
Tuy nhiên, các nhược điểm này vẫn có thể khắc phục được. So với các lợi ích mà dịch vụ văn phòng ảo này mang lại, nhược điểm trên đây không đáng kể. Đây vẫn là lựa chọn hoàn hảo cho các doanh nghiệp khởi nghiệp.
5 Lưu ý khi thuê văn phòng ảo tại thành phố Hồ Chí Minh
Dù rõ ràng là thuê văn phòng ảo thì mang lại nhiều lợi ích. Lại còn giúp doanh nghiệp tiết kiệm khá nhiều chi phí. Nhưng không phải đơn vị cung cấp văn phòng ảo nào cũng đáng chọn.
Mỗi đơn vị cho thuê dịch vụ văn phòng ảo đều có thế mạnh riêng. Có thể là địa chỉ tại các tòa nhà lớn, nhiều tiện ích, thời gian thoải mái hoặc không gian thoải mái… Do vậy, trước khi chọn dịch vụ văn phòng ảo, bạn hãy cân nhắc các yếu tố phù hợp với doanh nghiệp của mình. Từ đó có thể chọn được văn phòng tốt nhất.
5 Tips cần nhớ khi sử dụng dịch vụ cho thuê văn phòng ảo
- Địa chỉ văn phòng ảo. Nên chọn các tòa nhà nổi tiếng, đã được xác minh trên Google Map. Đồng thời nằm ở các trục đường lớn. Nếu có nhiều người ra – vào tòa nhà hoặc tòa nhà có trung tâm thương mại thì càng tốt.
- Độ chênh lệch và phần trăm tiết kiệm được khi thuê theo tháng lẻ và khi thuê dài hạn hoặc thuê theo combo.
- Chủ đầu tư cho thuê văn phòng ảo là ai. Nên chọn các đơn vị cho thuê văn phòng ảo có chủ đầu tư là chủ đầu tư tòa nhà cho thuê. Như vậy, bạn sẽ được nhiều lợi ích hơn, ví dụ như trưng bảng tên công ty ở sảnh chính của tòa nhà.
- Những lợi ích cộng thêm trên cùng 1 mức phí hoặc trên cùng 1 gói dịch vụ, khả năng hỗ trợ các vấn đề pháp lý của đơn vị cho thuê.
- Thời gian ký hợp đồng thuê tối thiểu hoặc thời gian ra hạn hợp đồng tối thiểu.
Với những lưu ý này, Mogi.vn hy vọng có thể giúp bạn đưa quyết định phù hợp nhất khi tìm kiếm văn phòng cho doanh nghiệp mình. Để tìm kiếm thêm các thông tin cho thuê văn phòng, thuê văn phòng ảo, bạn có thể tham khảo tại Mogi.vn.
Chúng tôi có hệ thống bộ lọc thông minh có thể giúp bạn tìm kiếm văn phòng đáp ứng được các tiêu chí mong muốn. Tham khảo ngay hôm nay!
>>> Có thể bạn quan tâm: Mua bán nhà đất và 7 thông tin pháp lý quan trọng
Nguyệt Thu – Content Writer
Cho thuê văn phòng ảo có lợi gì?
Dịch vụ thuê văn phòng ảo giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, dễ dàng kết nối với khách hàng. Thông qua địa chỉ công ty, doanh nghiệp trên các con phố lớn. Tăng uy tín nhờ địa chỉ đẹp.
