Văn phòng ảo là gì? Có nên ứng dụng dịch vụ văn phòng ảo không?

Văn phòng truyền thống ngày càng thể hiện nhiều khuyết điểm hơn, đặc biệt với những start-up, doanh nghiệp vừa và nhỏ. Chính vì thế mô hình văn phòng ảo du nhập vào Việt Nam như một giải pháp tối ưu về mọi mặt. Không chỉ tối ưu về chi phí đến 90% mà còn giúp nâng cao năng suất làm việc. Vậy văn phòng ảo là gì? Liệu rằng loại hình văn phòng này có hợp pháp hay không? Mogi.vn sẽ mang đến cho bạn câu trả lời cụ thể nhất về văn phòng ảo qua bài viết dưới đây.

Văn phòng ảo là gì và hoạt động như thế nào?

Xem thêm >>> ​​Những điều bạn cần biết về văn phòng ảo

Đặc điểm văn phòng ảo

Văn phòng ảo cho phép khách hàng sử dụng toàn bộ tiện ích như một văn phòng thực tế như: lễ tân, số điện thoại, số fax, địa chỉ đăng ký kinh doanh, phòng tiếp khách, phòng họp…

Khác với văn phòng truyền thống, nhân viên của công ty thuê văn phòng ảo không nhất thiết phải có mặt tại công ty để làm việc mà sẽ làm việc bất kỳ đâu khác.

Doanh nghiệp có nên thuê văn phòng ảo?

Vấn đề lớn nhất đối với các doanh nghiệp SME, Start-up (khởi nghiệp) khi bắt đầu thâm nhập vào thị trường kinh doanh đó là vốn. Nếu thuê văn phòng truyền thống sẽ phải tốn rất nhiều chi phí. Vậy thuê văn phòng ảo là gì? Có ưu điểm, nhược điểm gì?

Ưu điểm dịch vụ văn phòng ảo

Tiết kiệm tối đa chi phí

Đây là yếu tố khiến thị trường văn phòng ảo ngày càng phát triển rầm rộ tại Việt Nam. Thay vì bỏ ra số tiền lớn để thuê văn phòng truyền thống thì loại hình văn phòng ảo giúp giải quyết tốt vấn đề về tài chính, chi phí thuê rẻ hơn rất nhiều.

Vị trí thuận lợi

Thường các văn phòng ảo sẽ tọa lạc tại vị trí đắc địa, trung tâm của các thành phố lớn. Do vậy lựa chọn thuê văn phòng ảo thì doanh nghiệp sẽ sở hữu được vị trí tốt, nâng tầm diện mạo công ty. Nhờ vậy sẽ dễ dàng thu hút khách hàng tiềm năng và nâng cao uy tín cho doanh nghiệp.

Có thể bạn cần biết >>>Một số lưu ý khi thuê văn phòng cao cấp tại TPHCM

Tối ưu nhiều tiện ích

Văn phòng ảo cung cấp toàn bộ tiện ích cần thiết cho một văn phòng chuyên nghiệp. Vì thế doanh nghiệp không phải mua sắm bất kỳ thiết bị đồ dùng văn phòng phẩm nào cả. Không chỉ tiết kiệm chi phí mua sắm và còn chi phí vệ sinh, bảo trì trang thiết bị….

Nhược điểm của văn phòng ảo

Mặc dù có rất nhiều ưu điểm nhưng mô hình này vẫn còn tồn tại một số nhược điểm. Vì đặc tính sử dụng chung các tiện ích giữa các doanh nghiệp cho nên nếu muốn dùng phòng họp, phòng khách hàng… thì cần đặt lịch trước, tránh bị trùng lịch với những doanh nghiệp khác.

Lợi ích sử dụng dịch vụ văn phòng ảo là gì?

Mở rộng thị trường dễ dàng

Nhiều khách hàng tiềm năng thường muốn tìm kiếm đối tác trong cùng một thành phố. Văn phòng ảo giúp doanh nghiệp dễ dàng mở rộng chi nhánh công ty ở nhiều thành phố khác nhau. Hình thức này giúp công ty dễ dàng, linh hoạt mở rộng thị trường ở mọi miền đất nước với chi phí thấp nhất.

Kết nối với khách hàng bất cứ lúc nào

Văn phòng ảo trang bị đầy đủ hệ thống thông tin liên lạc hiện đại giúp doanh nghiệp dễ dàng nhập và chuyển tiếp thư từ, điện thoại, fax… nhanh chóng, linh hoạt. Việc kết nối trực tuyến với khách hàng, đối tác cũng diễn ra thuận lợi dù chủ doanh nghiệp ở bất kỳ đâu với giá rẻ nhất.

Tối đa hóa lợi nhuận doanh nghiệp

Doanh nghiệp sẽ được cắt giảm toàn bộ chi phí khi thuê văn phòng như thuê lễ tân, mua sắm thiết bị, trang trí văn phòng…. Nguồn tài chính đó sẽ dùng để tập trung vào kinh doanh, thu được nguồn lợi nhuận tối đa.

Sở hữu địa chỉ “đẹp”

Đăng ký văn phòng ảo doanh nghiệp sẽ sở hữu địa chỉ khu vực đắc địa. Sử dụng địa chỉ này để giao dịch, trao đổi với khách hàng sẽ tăng phần uy tín, tin tưởng cho doanh nghiệp, ký kết hợp đồng thành công.

Tham khảo >>> TP.HCM: Tại sao khan hiếm nguồn cung văn phòng hạng A?

Tiết kiệm công sức, thời gian và chi phí

Văn phòng ảo tiết kiệm tối đa chi phí nhưng vẫn đảm bảo hoạt động tốt. Ngoài ra thuê văn phòng ảo còn giúp tiết kiệm thời gian đi lại, công sức vận hành văn phòng. Nhân sự có thể làm việc linh hoạt, tập trung đảm bảo chất lượng công việc tốt nhất.

Đối tượng nên thuê dịch vụ văn phòng ảo

• Cá nhân kinh doanh không muốn sử dụng địa chỉ nhà riêng và số điện thoại cá nhân.
• Những chuyên gia cần danh tính để tiếp thị.
• Những doanh nghiệp SME muốn mở rộng thị trường.
• Những doanh nghiệp muốn thể hiện độ tin cậy với khách hàng ở từng địa phương mà doanh nghiệp mở chi nhánh.
• Start-up hạn chế nguồn vốn, cần một địa chỉ doanh nghiệp để giao dịch thuận lợi hơn.
• Doanh nghiệp muốn công ty có sự hiện diện tại địa chỉ đẹp mà không cần tốn quá nhiều chi phí.

Tính pháp lý của văn phòng ảo TPHCM

Văn phòng ảo theo pháp luật được quy định thế nào?

Hiện Luật Doanh nghiệp ở nước ta vẫn chưa có quy định cụ thể nào việc 1 địa chỉ sẽ đăng ký tối đa bao nhiêu doanh nghiệp. Đồng thời cũng không có thông tư nào cấm doanh nghiệp kinh doanh mô hình cho thuê văn phòng ảo. Vì thế nhiều doanh nghiệp thắc mắc vấn đề sử dụng văn phòng ảo liệu rằng có hợp pháp hay không?

Một số lưu ý khi đăng ký kinh doanh:

• Địa chỉ giao dịch rõ ràng.
• Nằm trên lãnh thổ của Việt Nam.
• Xác định được rõ ràng địa chỉ nhà, phường xã, tỉnh, thành phố.
• Địa chỉ được đăng ký với cơ quan chức năng cấp phép kinh doanh.

Văn phòng ảo đáp ứng đầy đủ các yếu tố trên nên doanh nghiệp hoàn toàn có thể sử dụng dịch vụ văn phòng ảo hợp pháp để đăng ký địa chỉ trụ sở kinh doanh cho doanh nghiệp theo quy định của pháp luật.

Thuê dịch vụ văn phòng ảo an toàn hay không?

Các doanh nghiệp có thể tiến hành đăng ký dịch vụ cho thuê văn phòng ảo đúng với quy định pháp luật. Hiện sẽ không có sự điều chỉnh của pháp luật với mô hình văn phòng ảo nhưng tuyệt đối sẽ không có vấn đề thực hiện hoạt động kinh doanh để trục lợi bất hợp pháp.

Chuyên gia nói gì về dịch vụ cho thuê văn phòng ảo?

Tiến sĩ Lê Đăng Doanh – Chuyên gia kinh tế cao cấp

“Dịch vụ văn phòng ảo giúp giảm thiểu tối đa chi phí thuê văn phòng, tiếp cận nguồn khách hàng tiềm năng ở mọi lúc mọi nơi. Vì “văn phòng ảo” tạo bộ mặt lịch sự, chuyên nghiệp cho doanh nghiệp trước khách hàng”.

Đinh Thế Hiển – Tiến sĩ – Chuyên gia kinh tế

“Văn phòng ảo là sản phẩm mới, nhiều tiện ích, giúp công ty khởi nghiệp giảm thiểu rất nhiều chi phí và đang phát triển mạnh tại Việt Nam. Luật DN không quy định địa chỉ kinh doanh cũng phải là nơi làm việc, hay diện tích nơi làm việc tối thiểu bao nhiêu m2. Đồng thời đến hiện tại vẫn chưa có thông tư, nghị định nào cấm doanh nghiệp kinh doanh văn phòng ảo. Điều đó nghĩa là loại hình này được quyền hoạt động bình thường.”

Trần Thanh Tùng – Thạc sĩ – Công ty Luật Phúc & Phúc

“Mô hình văn phòng ảo đã xuất hiện từ lâu trên thế giới và Việt Nam như một nhu cầu trong tình hình giá thuê văn phòng quá cao như hiện nay. Mô hình này giúp nhiều doanh nghiệp tiết kiệm chi phí thuê văn phòng, chi phí tuyển dụng nhân sự lễ tân, thư ký.

Ngược lại vẫn sở hữu một văn phòng lịch sự, chuyên nghiệp để tiếp khách. Mô hình này hiệu quả với doanh nghiệp có quy mô nhỏ, doanh nghiệp cung cấp dịch vụ tại văn phòng trụ sở của khách hàng”.

Kinh nghiệm thuê văn phòng ảo uy tín

Tìm hiểu kỹ về doanh nghiệp

Cần tìm hiểu kỹ về doanh nghiệp trước khi lựa chọn thuê. Nhất là tìm hiểu về thời gian hoạt động của đơn vị kinh doanh dịch vụ. Một đơn vị uy tín cần có thời gian xây dựng và phát triển ổn định nhiều trong năm. Ngoài ra nhận xét và đánh giá từ những khách hàng khác cũng là điểm cần lưu tâm. Đặc biệt là những đánh giá tích cực, nhận xét mang tính xây dựng khách quan sẽ là dấu hiệu tốt của đơn vị kinh doanh văn phòng ảo đó.

Chọn lựa vị trí

Vị trí kinh doanh là điều khiến doanh nghiệp đau đầu, đặc biệt là doanh nghiệp mới thành lập. Nếu thuê văn phòng ở những thành phố lớn hoặc vị trí trung tâm sẽ vô cùng đắt đỏ. Văn phòng ảo sẽ giải quyết tốt bài toán về việc tìm vị trí mở văn phòng, tiết kiệm tối đa chi phí hơn văn phòng truyền thống. Vì thế start-up, doanh nghiệp SME hoàn toàn có thể lựa chọn những tòa nhà lớn, quận trung tâm thành phố… để thuê mở văn phòng đại diện.

Hãy cân nhắc văn phòng ở nơi có mặt bằng rộng rãi, thuận tiện giao thông đi lại, gần các trung tâm thương mại, ngân hàng, nhà hàng, khách sạn… để thuận tiện cho việc tiếp khách, nghỉ ngơi… Đó cũng là cách xây dựng hình ảnh đẹp của doanh nghiệp trong mắt đối tác, khách hàng.

Cân nhắc ngân sách

Ngân sách là yếu tố để doanh nghiệp lựa chọn đơn vị cho thuê văn phòng ảo phù hợp với khả năng thanh toán. Giá thuê sẽ phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố như vị trí văn phòng, có gần trung tâm và tiện ích xung quanh không? Ai là Ban quản lý văn phòng cho thuê của bạn?…

Xem xét về dịch vụ tiện ích

Tiện ích đầy đủ dùng chung là điểm cộng khi chọn thuê văn phòng ảo. Mô hình văn phòng ảo tiêu chuẩn sẽ đáp ứng đầy đủ tiện ích như phòng tiếp khách, phòng họp, quầy lễ tân, thiết bị văn phòng như máy chiếu, máy photo, khu vực trà nước… Các doanh nghiệp có thể sử dụng tiện ích dùng chung mà không tốn thêm chi phí nào. Các bạn nên đến xem trực tiếp trước khi lựa chọn thuê để tránh những phát sinh về sau nhé.

Xem xét vấn đề pháp lý giữa bên cung cấp văn phòng ảo và doanh nghiệp

Để chủ động bảo vệ doanh nghiệp tránh khỏi những rắc rối không đáng có doanh nghiệp nên xem xét cẩn thận những điều khoản trong hợp đồng. Nhất là phải cân nhắc thật kỹ toàn bộ những yếu tố trên để lựa chọn đơn vị cung cấp uy tín nhất giữa vô vàn những dịch vụ văn phòng ảo ngoài kia.

Bài viết trên đã giải đáp chi tiết những thắc mắc về văn phòng ảo là gì? Lợi ích mô hình văn phòng này mang lại. Cũng như một số kinh nghiệm thuê văn phòng ảo mà Mogi.vn đã chia sẻ. Hy vọng rằng doanh nghiệp sẽ sớm tìm được văn phòng phù hợp nhé. Chúc các bạn thành công. Đừng quên, truy cập Mogi để cập nhật thêm nhiều thông tin mới nhất nhé!

Tài liệu tham khảo:

Xem thêm >>>

• Lời giải nào cho bài toán kinh doanh văn phòng cho thuê hiệu quả tại Hà Nội?
• Thiết kế nội thất văn phòng nên chú ý đến vấn đề nào?