spot_img
Trang chủLời khuyênCho người thuêVăn phòng là gì? Khám phá một số loại hình văn phòng...

Văn phòng là gì? Khám phá một số loại hình văn phòng phổ biến hiện nay

Văn phòng là gì? Các loại hình văn phòng hiện nay là gì? Chắc chắn đây là mối quan tâm của rất nhiều doanh nghiệp đang tìm kiếm mặt bằng làm văn phòng. Tuy là khái niệm nghe rất quen thuộc nhưng không phải ai cũng có thể nắm rõ. Hãy cùng Mogi tìm hiểu văn phòng là gì, chức năng và các mô hình văn phòng hiện nay.

Văn phòng là gì?

Văn phòng là được coi là bộ não của một tổ chức. Văn phòng chính là khu vực trung tâm, là nơi thực hiện các hoạt động khác nhau của một tổ chức kinh doanh. Các chức năng chủ yếu của văn phòng chủ yếu là thu thập thông tin, ghi chép phân tích, phân phối thông tin. Cũng như là nơi hoạch định các chính sách, tổ chức, ra quyết định…

Văn phòng là gì bạn có nắm được khái niệm này không?
Văn phòng là gì bạn có nắm được khái niệm này không?

Ngoài ra, văn phòng còn được chia thành hai khái niệm như sau:

Khái niệm truyền thống của văn phòng

Theo quan niệm truyền thống thì văn phòng là nơi thực hiện mọi hoạt động quản lý và văn thư. Văn phòng cũng là nơi tập trung nhiều hoạt động thủ tục giấy tờ, chỉ đạo và xử lý mọi hoạt động kinh doanh. Như vậy có thể thấy văn phòng phải là một nơi cụ thể theo khái niệm truyền thống giải thích.

Văn phòng truyền thống chi phí thuê khá đắt đỏ
Văn phòng truyền thống chi phí thuê khá đắt đỏ

Khái niệm về văn phòng hiện đại

Còn theo khái niệm hiện đại thì cho rằng văn phòng là một hoạt động hơn là một địa điểm. Do vậy bất kỳ nơi nào cũng có thể được coi là văn phòng, nếu có các hoạt động hành pháp, văn thư. Sự quan trọng của nó đối với một khu vực chức năng của doanh nghiệp hơn là một địa điểm cụ thể.

Tham khảo thêm: Văn phòng ảo là gì? Có nên sử dụng dịch vụ văn phòng ảo?

Văn phòng được thành lập khi nào?

Khi doanh nghiệp đăng ký kinh doanh bằng một địa chỉ cụ thể chính là lúc có văn phòng. Hoặc sau khi địa điểm được thi công sửa chữa, trang trí và đưa vào sử dụng thì lúc đó chính thức gọi là văn phòng.

Có rất nhiều loại mô hình văn phòng
Có rất nhiều loại mô hình văn phòng

Chức năng cơ bản của văn phòng

Tiếp nhận thông tin

Chức năng chính của văn phòng là Thu thập thông tin từ các nguồn khác nhau là chức năng chính của văn phòng. Có 2 nguồn thông tin đó là tin nội bộ và tin bức bên ngoài. Tin nội bộ được cung cấp từ các đơn vị khác nhau trong cùng doanh nghiệp đó. Còn ra còn có các tin từ ngoài cơ quan và từ tổ chức khác

Ghi chép thông tin

Văn phòng có nhiệm vụ ghi lại thông tin từ một nguồn khác trong “sổ nội bộ” và “sổ công văn”. Các mục như thư từ, hóa đơn, đơn đặt hàng, v.v. được ghi vào sổ nội bộ. Còn tin tức do tổ chức cung cấp cho người bên ngoài được ghi vào sổ công văn. Những ghi chép giúp tổ chức cơ cấu tốt hồ sơ và thông điệp của doanh nghiệp.

Phân tích thông tin

Thông tin từ các nguồn khác nhau ở dạng thô và chưa qua xử lý sau đó được nghiên cứu và phân tích. Để tìm ra tin nào là quan trọng và cần thiết cho mục đích tương lai lâu dài của doanh nghiệp

Văn phòng có chức năng cơ bản và chức năng quản trị
Văn phòng có chức năng cơ bản và chức năng quản trị

Lưu trữ thông tin

Mọi thông tin cần được lưu trữ lại cẩn thận. Và tùy theo mức độ quan trọng của từng thông tin sẽ được lưu trong những tệp riêng biệt.

Phân phối thông tin

Một chức năng nữa của văn phòng là phân phối thông tin. Tùy vào từng loại thông tin sẽ được phân phối cho những người và bộ phận khác nhau để giúp họ ra quyết định và hoạt động phù hợp

>>>Xem thêm: Tiền Thuê Văn Phòng Hạch Toán Vào Tài Khoản Nào? Cách Hạch Toán Chi Phí Thuê Văn Phòng, Kho, Nhà Xưởng

Chức năng quản trị của văn phòng

Chức năng quản lý

Chức năng quản lý bao gồm các hoạt động: lập kế hoạch, lãnh đạo, kiểm soát, chỉ đạo …. Các hoạt động quản lý từ văn phòng này do những người cấp cao nhất của doanh nhiệp tham gia.

Chức năng nhân sự

Văn phòng có trách nhiệm tuyển dụng nhân viên có kỹ năng khác nhau và đặt họ vào đúng vị trí để phát huy năng lực. Hồ sơ nhân viên cũng được lưu các thành tích để xét thưởng và các lợi ích trong tương lai.

Mua hàng và kiểm soát hàng hóa

Việc xác định các tài sản khác nhau cũng như nguồn lực cho hoạt động kinh doanh. Chức năng của văn phòng là mua những tài sản thích hợp với giá hợp lý nhất có thể

Chức năng quan hệ công chúng

Quan hệ công chúng là để nói về quan hệ với các cổ đông, chủ nợ, nhà cung cấp, giới truyền thông, khách hàng… Cần đảm bảo duy trì mối quan hệ chặt chẽ với những người có liên quan trực tiếp hoặc gián tiếp đến công việc kinh doanh.

Văn phòng được coi là bộ não của cả công ty
Văn phòng được coi là bộ não của cả công ty

Chức năng bảo vệ tài sản

Tài sản của doanh nghiệp cần được bảo dưỡng, bảo trì thường xuyên. Tránh các trường hợp hỏng hóc, ngập lụt, hỏa hoạn, mất cắp. Luôn cần có lưu trữ về tình hình tài sản và được cập nhật liên tục

Thiết kế và kiểm soát các biểu mẫu

Các biểu mẫu được thiết kế để mang lại sự thống nhất trong hoạt động của văn phòng. Điều này giúp đơn giản hóa mọi hoạt động.Các biểu mẫu cần có như hóa đơn, phiếu điều tra, phiếu chi, thư từ, đơn mua hàng…

Phát triển hệ thống và quy trình của văn phòng

Hệ thống và quy trình thống nhất để thực hiện thành công các hoạt động khác nhau của văn phòng. Nó sẽ giúp mang đến sự đơn giản và nhất quán khi làm việc. Chính vì vẫy, mỗi văn phòng đều phải có hệ thống và quy trình được phát triển để thực hiện công việc.

>>>Xem thêm: Văn phòng đại diện là gì? Quy định Pháp luật về văn phòng đại diện

Tầm quan trọng của văn phòng trong tổ chức

Trung tâm thông tin

Văn phòng là nơi thu thập thông tin và bảo vệ chúng ở chế độ an toàn tùy vào mức độ quan trọng của từng thông tin

Minh chứng tồn tại của doanh nghiệp

Văn phòng chính là bằng chứng rõ ràng nhất cho sự tồn tại của doanh nghiệp. Khi ai đó tìm kiếm thông tin về doanh nghiệp của bạn. Nếu thấy rằng văn phòng vẫn đang mở cửa thì đồng nghĩa với việc công việc kinh doanh vẫn đang hoạt động.

Có nhiều hoạt động quan trọng diễn ra tại văn phòng
Có nhiều hoạt động quan trọng diễn ra tại văn phòng

Kênh giao tiếp giữa các thành viên

Văn phòng là kênh giao tiếp giữa nhân viên với nhau và giữa các bộ phận trong doanh nghiệp. Thông qua các phương tiện văn phòng các cấp độ nhân viên kết nối với nhau dễ dàng. Tương tự các bộ phận khác nhau cũng được kết nối với sự trợ giúp của văn phòng.

Nơi phối hợp công việc

Mỗi doanh nghiệp đều được chia thành các phòng ban và đơn vị trực thuộc. Điều này sẽ mang lại sự đơn giản trong hoạt động. Văn phòng làm công tác điều phối để duy trì mối quan hệ giữa các bộ phận khác nhau

Bảo vệ, kiểm soát bộ nhớ thông tin

Văn phòng kiểm soát hoạt động của nhân viên trong công ty và bộ phận kinh doanh. Cần đảm bảo rằng các hoạt động đang được thực hiện trong kinh doanh là chính xác.

Văn phòng là kênh giao tiếp giữa nhân viên, giữa các bộ phận
Văn phòng là kênh giao tiếp giữa nhân viên, giữa các bộ phận

Trung tâm dịch vụ

Cung cấp các dịch vụ như gửi thư, nộp hồ sơ, đánh máy, in ấn, cung cấp tài nguyên, v.v. cho các bộ phận khác. Có thể hỗ trợ, trợ lý cho tất cả mọi người cũng như các đơn vị kinh doanh.

Kiểm soát hiệu suất công việc

Để đạt được kết quả kinh doanh đã đề ra, người quản lý cấp cao nhất cần phải kế hoạch và chính sách từ văn phòng. Văn phòng sẽ là nơi thông báo các kế hoạch và chính sáchtới những người có liên quan. Bởi vậy văn phòng chính là trung tâm xây dựng các kế hoạch và chính sách.

>>>Tham khảo thêm: Những điều cần tránh khi tìm nơi cho thuê văn phòng

Một số loại hình văn phòng hiện nay

Văn phòng làm việc truyền thống

Văn phòng truyền thống là loại hình phổ biến nhất, lâu đời nhất. Cũng như là loại văn phòng được nhiều doanh nghiệp sử dụng để có khu vực làm việc vĩnh viễn ổn định. Tuy nhiên, mức kinh phí thuê văn phòng là khá cao so với doanh nghiệp mới khởi nghiệp. Chính bởi vậy mô hình này thường phù hợp với doanh nghiệp lớn có nguồn tài chính ổn địn. Còn đối với doanh nghiệp nhỏ và non trẻ thì họ sẽ tìm tới loại hình văn phòng hiện đại có chi phí rẻ hơn như văn phòng cho thuê quận 7, văn phòng cho quận 10, …

Văn phòng truyền thống phổ biến và lâu đời nhất
Văn phòng truyền thống phổ biến và lâu đời nhất

Văn phòng làm việc hiện đại

Văn phòng ảo Virtual Office

Văn phòng ảo hay còn gọi là Virtual Office, đáp ứng đầy đủ mọi dịch vụ mà không cần đến diện tích thực tế. Các nhân viên sẽ làm việc tại nhà, thậm chí rất có thể làm việc ở thành phố khác. Mô hình này giúp tiết kiệm thời gian, chi phí và cả nhân lực trong việc thành lập văn phòng đại diện hoặc Trụ sở

Tuy là văn phòng ảo nhưng bạn yên tâm vì có một văn phòng như đầy đủ. Cung cấp từ phòng họp, phòng tiếp khách, Wifi, điện nước, dịch vụ nhận thư từ bưu phẩm, lễ tân tiếp khách…

Văn phòng làm việc chung Co-working space

Đầy là nơi mà các nhân viên từ các doanh nghiệp khác nhau có thể cùng ngồi làm việc chung. Với hình thức này kinh phí được giảm thiểu mà vẫn có thể có chỗ làm việc đầy đủ tiện nghi. Có thể thuê một chỗ ngồi hoặc nhiều chỗ ngồi, thuê theo ngày, theo giờ… tùy theo nhu cầu

Văn phòng chia sẻ Shared Office

Đây là mô hình cho thuê diện tích văn phòng nhỏ nhưng vẫn đầy đủ các tiện ích đi kèm. Có thể phục vụ mọi nhu cầu hoạt động như một văn phòng thực thụ. Đáp ứng tốt cho từng đối tượng sử dụng, giúp chia sẻ gánh nặng chi phí giữa các doanh nghiệp.

1 góc của dạng văn phòng chia sẻ
Một góc làm việc của dạng văn phòng chia sẻ

Căn hộ văn phòng

Căn hộ văn phòng là sự kết hợp giữa văn phòng làm việc và nhà ở được nhiều doanh nghiệp chọn lựa. Hình thức này vừa dùng căn hộ là nơi làm việc, vừa làm chỗ nghỉ ngơi, trú chân qua đêm giúp tiết kiệm chi phí.

Văn phòng xanh Biophilic Office

Đây là sự tiếp nối của phong trào kiến ​​trúc xanh xuất hiện từ giữa những năm 90 đến đầu những năm 2000. Phong trào này đã tạo ra một loạt các tòa nhà vừa thân thiện với môi trường vừa tiết kiệm năng lượng.

Văn phòng xanh thân thiện môi trường
Văn phòng xanh thân thiện môi trường

Văn phòng thông minh

Văn phòng thông minh hay còn gọi là Smart Office. Đây là loại mô hình văn phòng áp dụng những công nghệ, thiết bị tiên tiến nhất. Để có thể tạo ra một môi trường làm việc giúp tối ưu hóa năng suất nhất cho nhân viên. Một số công nghệ thông minh được áp dụng như: Ứng dụng quản lý văn phòng, phòng họp ảo, cảm biến điện tử….

Văn phòng thông minh áp dụng công nghệ 4.0
Văn phòng thông minh áp dụng công nghệ 4.0

>>>Tham khảo thêm: Golden King – Dự án căn hộ văn phòng officetel đẳng cấp tại Phú Mỹ Hưng, Quận 7

Sơ lược về nhân viên hành chính văn phòng

Admin là gì?

Admin được coi là một bộ phận quan trọng và không thể thiếu đối với mỗi công ty hay doanh nghiệp. Có nhiệm vụ điều phối tất cả những công việc trong phòng ban của mình. Vị trí này đòi hỏi phải có kỹ năng quản lý thời gian và sắp xếp công việc. Tùy theo công ty mà vị trí admin có thể chia thành HR admin, System admin, sale admin, hoặc admin văn phòng.

HR admin làm gì?

Vị trí HR Admin
Vị trí HR Admin

HR admin có nhiệm vụ quản trị nhân sự, chịu trách nhiệm quản trị hành chính. Nói một cách khác chính là người phụ trách việc quản lý và sắp xếp tất cả các hồ sơ nhân viên. Cũng như cập nhật mọi dữ liệu về nguồn nhân lực của doanh nghiệp. HR admin còn hỗ trợ chuẩn bị cho những hoạt động sự kiện, hội thảo hoặc hội chợ việc làm.

System admin làm gì?

Vị trí System admin
Vị trí System admin

Đây là vị trí vô cùng quan trọng trong toàn bộ hệ thống công ty. Vị trí này đảm bảo cho hoạt động doanh nghiệp luôn ổn định, trơn tru nhất.

System admin là quản trị viên hệ thống, chịu trách nhiệm cho việc bảo trì cấu hình. Cũng như duy trì hoạt động của toàn bộ hệ thống máy tính, máy chủ (servers) của công ty hay doanh nghiệp. Một quản trị viên hệ thống phải có đầy đủ những kỹ năng, trình độ để hỗ trợ người dùng. Tại nhiều công ty, quản trị viên hệ thống cũng cần triển khai những công nghệ mới để tăng năng suất hoạt động.

Sale admin làm gì?

Vị trí Sale Admin
Vị trí Sale Admin

Sales Administrator hay còn gọi là thư ký phòng kinh doanh. Đây là người làm nhiệm vụ hỗ trợ bộ phận kinh doanh thực hiện các hoạt động bán hàng của công ty. Sale admin sẽ làm việc dưới quyền và báo cáo trực tiếp cho Giám đốc kinh doanh.

  • Hỗ trợ xây dựng kế hoạch cho bộ phận kinh doanh, theo dõi tiến độ và đốc thúc các thành viên hoàn thành.
  • Soạn thảo và quản lý các văn bản liên quan đến hoạt động kinh doanh như báo giá, thư chào hàng, hợp đồng,…
  • Liên hệ với khách hàng, đối tác, tư vấn hỗ trợ khách hàng trong quá trình hoạt động kinh doanh
  • Cập nhật hoạt động của bộ phận kinh doanh để báo cáo kết quả lên lãnh đạo công ty.

Lễ tân văn phòng làm gì?

Bất kỳ doanh nghiệp nào cũng đều có vị trí lễ tân văn phòng. Lễ tân văn phòng thuộc bộ phận hành chính nhân sự. Chịu trách nhiệm kết nối liên lạc của công ty, đảm bảo mọi hoạt động hỗ trợ được đầy đủ nhất.

Lễ tân văn phòng là vị trí mà bất cứ công ty nào cũng có
Lễ tân văn phòng là vị trí mà bất cứ công ty nào cũng có

Nhiệm vụ chính là đón tiếp khách, giao nhận thư từ, tiếp nhận thông tin liên lạc và các cuộc gọi… Vị trí này yêu cầu sự khéo léo, linh hoạt và chỉn chu trong tác phong cũng như ngoại hình ưa nhìn

Trợ lý giám đốc làm gì?

Trợ lý giám đốc là vị trí rất quan trọng
Trợ lý giám đốc là vị trí rất quan trọng

Trợ lý giám đốc được coi là cánh tay trái đắc lực. Là thư ký cấp cao để thực hiện và đảm bảo mọi công việc hàng ngày của giám đốc hiệu quả nhất. Trợ lý giám đốc cần có trình độ, kinh nghiệm, sự tinh tế, chuyên nghiệp và khách quan khi làm việc. Chủ động trong công việc, nhất là khi giám đốc vắng mặt, đi công tác,..

Bài viết trên đã mang đến toàn bộ thông tin xoay quanh chủ đề văn phòng là gì? Cũng như mọi loại hình và chức năng của văn phòng. Hy vọng sẽ giúp các bạn tìm được một văn phòng như ý. Đừng quên đón đọc nhiều bài viết khác trên Mogi.vn nhé

>>>Xem thêm: 8 lỗi cần tránh khi tìm nhà cho thuê làm văn phòng

Nguyễn Trà My

Nguyễn Trà My
Nguyễn Trà My
Mình là Trà My, hiện là content writer của website Mogi.vn - Trang thông tin mua bán bất động sản uy tín hàng đầu. Hy vọng sẽ mang đến nhiều bài viết hữu ích cho bạn đọc
spot_img

TIN LIÊN QUAN