Hiện tại, giấy tờ được công chứng, chứng thực rất rất thiết cho nhiều việc khác nhau. Điển nhất là khi bạn buôn bán đất, làm ăn kinh doanh, sẽ có kha khá loại giấy tờ cần được công chứng. Vậy công chứng giấy tờ ở đâu? Quy trình thế nào? Khi công chứng cần đem theo gì? Lệ phí ra sao? Chỉ cần biết được câu trả lời của những câu hỏi trên thì bạn đã nắm chắc thế nào là công chứng rồi đấy. Tất cả những gì mà bạn cần biết về công chứng giấy tờ sẽ có ngay bên dưới đây.
Công chứng giấy tờ là gì?
Có nhiều người vẫn thường nhầm lẫn thuật ngữ chứng thực với công chứng giấy tờ. Để phân biệt được 2 loại thuật ngữ này thì hãy cùng xem định nghĩa của công chứng theo pháp luật là gì nhé!
“Công chứng là việc công chứng viên của một tổ chức hành nghề công chứng chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự khác bằng văn bản (sau đây gọi là hợp đồng, giao dịch), tính chính xác, hợp pháp, không trái đạo đức xã hội của bản dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt (sau đây gọi là bản dịch) mà theo quy định của pháp luật phải công chứng hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng.” – Trích Khoản 1, Điều 2, bộ Luật Công chứng 2014.
Như vậy, công chứng chính là việc xác thực tính chính xác, hợp pháp dành riêng cho hợp đồng, giao dịch dưới dạng văn bản; hoặc văn bản được dịch từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài và ngược lại.
Còn việc chứng thực sẽ được sử dụng đối với những trường hợp sau đây:
- Xác thực độ chính xác, trùng khớp giữa thông tin trên bản sao và bản gốc.
- Xác thực độ chính xác của chữ ký trên giấy tờ có trùng khớp với mẫu chữ ký của người yêu cầu chứng thực hay không.
- Xác thực độ chính xác về thời gian, địa điểm thành lập hợp đồng, mức giao dịch, năng lực hành vi dân sự, chữ ký, dấu điểm,… trên hợp đồng.
Trình tự, thủ tục khi công chứng giấy tờ
Trước khi tìm hiểu công chứng giấy tờ ở đâu; thì mọi người cẩn phải nắm rõ quy định, thủ tục công chứng ra sao. Và sẽ có tổng cộng 5 bước cơ bản đối với việc công chứng giấy tờ:
Bước 1 – Nộp hồ sơ
Trước tiên, bạn phải hoàn thành bộ hồ sơ công chứng. Sau đó đến nộp trực tiếp tại Phòng/Văn phòng Công chứng. Và cơ quan chỉ hoạt động theo giờ hành chính trong tuần:
- Từ thứ 2 đến thứ 6: Sáng làm việc từ 8 giờ đến 12 giờ; Chiều làm việc từ 13 giờ đến 17 giờ.
- Thứ 7: Sáng từ 8 giờ đến 12 giờ.
Xem thêm: Mua bán nhà đất có nên ra phòng công chứng tư?
Bước 2 – Tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ
Bộ phận tiếp nhận hồ sơ sẽ nhận hồ sơ của bạn. Và sau đó chuyển sang cho các Công chứng viên. Họ sẽ tiền hành kiểm tra các giấy tờ được yêu cầu công chứng. Kế đến, các công tố viên sẽ tiến hành kiểm tra những loại giấy tờ sau đây:
- Hồ sơ yêu cầu công chứng được cung cấp đầy đủ, hợp pháp sẽ được thụ lý và ghi chép lại vào sổ công chứng.
- Nếu hồ sơ được yêu cầu công chứng chưa đầy đủ thì công chứng viên sẽ ghi phiếu hướng dẫn chi tiết. Trong phiếu hướng dẫn sẽ liệt kê đầy đủ những loại giấy tờ cần bổ sung. Đồng thời còn ghi đầy đủ ngày tháng, tên họ của người hướng dẫn.
- Đối với những hồ sơ không đủ điều kiện pháp lý: Công chứng viên sẽ từ chối thụ lý hồ sơ và ghi rõ lý do.
Bước 3 – Soạn thảo và ký văn bản
Khi hồ sơ của bạn đã thông qua bước kiểm duyệt thì công chứng viên sẽ kiểm tra lại nội dung trong giấy tờ một lần nữa. Nếu có những điều khoản trái đạo đức, vi phạm pháp luật,… thì họ sẽ chỉ rõ và yêu cầu người muốn công chứng sửa đổi để trở nên hợp lý hơn.
- Trong trường hợp, người yêu cầu công chứng không đồng ý thì công chứng viên có quyền từ chối thụ lý hồ sơ.
- Nếu bạn đồng ý sửa đổi thì công chứng viên sẽ hỗ trợ để soạn thảo lại văn bản.
Nếu bạn đã hoàn toàn đồng ý với những điều khoản trong văn bản thì công chứng viên sẽ hướng dẫn để ký xác nhận đồng ý vào hợp đồng.
Bước 4 – Ký chứng nhận
Tiếp theo, công chứng viên sẽ yêu cầu bạn cung cấp bản gốc của các bản sao giấy tờ trong bộ hồ sơ để đối chứng. Và bạn cũng phải ký vào từng tờ trong văn bản, hợp đồng được công chứng để thể hiện sự đồng ý về tính chính xác của giấy tờ.
Bước 5 – Trả kết quả công chứng
Cuối cùng, bạn sẽ phải trả phí công chứng, thù lao, các loại chi phí theo quy định. Khi hoàn tất việc thanh toán, hồ sơ của bạn sẽ đóng dấu và hoàn trả lại bộ hồ sơ được công chứng thành công.
Công chứng giấy tờ ở đâu?
Theo quy định của bộ Luật Công chứng thì hiện tại chỉ có những cơ quan đủ thẩm quyền mới được thực hiện công chứng. Hãy cùng xem chúng ta có thể công chứng giấy tờ ở đâu, đặc biệt là trong mùa dịch.
Xem thêm: Phí công chứng nhà đất 2021 tính như thế nào?
Cơ quan công chứng giấy tờ
Theo quy định của bộ Luật Công chứng, chỉ có duy nhất 2 cơ quan đủ thẩm quyền để công chứng giao dịch (dưới dạng văn bản), hợp đồng, văn bản dịch. Đó chính là Văn phòng Công chứng và Phòng công chứng.
Còn việc “công chứng” các loại giấy tờ khác; hay còn gọi là chứng thực giấy tờ thì sẽ được thực hiện bởi các cơ quan đủ thẩm quyền sau:
- Phòng Tư pháp huyện: Chứng thực bản sao các loại giấy tờ, bằng cấp hoặc chứng nhận được cấp bởi cơ quan chính quyền Việt Nam, cơ quan Việt Nam liên kết với nước ngoài. Người đại diện, chịu trách nhiệm chứng thực sẽ là Trưởng/Phó phòng Tư pháp cấp huyện.
- Ủy ban nhân dân cấp xã: Chứng thực (bản sao) giấy tờ được cấp hay chứng nhận bởi cơ quan Việt Nam đủ thẩm quyền. Người ký chứng thực sẽ là Trưởng/Phó Chủ tịch UBND Xã.
- Cơ quan đại diện: Chứng thực bản sao các loại giấy tờ, bằng cấp hoặc chứng nhận được cấp bởi cơ quan chính quyền Việt Nam, cơ quan Việt Nam liên kết với nước ngoài. Người đại diện, chịu trách nhiệm chứng thực sẽ là viên chức lãnh sự hoặc viên chức ngoại giao.
- Phòng hoặc Văn phòng công chứng: Chứng thực bản sao các loại giấy tờ, bằng cấp hoặc chứng nhận được cấp bởi cơ quan chính quyền Việt Nam, cơ quan Việt Nam liên kết với nước ngoài. Người ký chứng thực là Công chứng viên của tổ chức hành nghề.
Công chứng giấy tờ trong mùa dịch
Với tình dịch bệnh đang diễn biến phức tạp trở lại. Nếu có thông báo giãn cách xã hội diễn ra lần nữa thì bạn cũng đừng quá lo. Bạn vẫn có thể đến các cơ quan đủ thẩm quyền để công chứng giấy tờ khi cần thiết. Bởi các cơ quan Nhà nước như Phòng/Văn phòng công chứng, UBND cấp huyện, xã,… Vẫn được hoạt động để giải quyết nhu cầu thiết yếu cho người dân.
Chính vì thế, nếu bạn thật sự có nhu cầu công chứng giấy tờ; thì hãy đến với các cơ quan có thẩm quyền kể trên để thực hiện như thường lệ.
Người Việt Nam
Đối với công dân Việt Nam thì việc công chứng giấy tờ sẽ tuân theo những quy định kể trên của bộ Luật Công chứng. Bạn chỉ việc đến Phòng/Văn phòng Công chứng để thực hiện công chứng như thông thường.
Người nước ngoài
Đối với những cư dân, người nước ngoài đang nhập cự tạm thời, định cư,… Giấy tờ chủ yếu họ cần công chứng chủ yếu là những loại giấy tờ tùy thân do nước ngoài cung cấp. Thế nên khi muốn công chứng thì chỉ có thể đến Phòng Tư pháp huyện; UBND xã, Cơ quan đại diện, Phòng/Văn phòng công chứng. Tại đây, các giấy tờ sử dụng ngoại ngữ sẽ được thực hiện chứng thực thay vì công chứng.
Lưu ý: Khi đi chứng thực giấy tờ sử dụng ngoại ngữ thì cần phải có một bản dịch sang tiếng Việt.
Lệ phí công chứng giấy tờ
Theo quy định của bộ Luật Công chứng, lệ phí công chứng giấy tờ sẽ như dưới đây:
- Phí công chứng giấy tờ: 5.000 đồng/trang. Kể từ trang thứ 3 trở đi thì mức phí sẽ lả 3.000 đồng/trang. Lưu ý: tổng mức chi phí công chức văn bản không được vượt quá 100.000 đồng/bản.
- Phí công chứng bản dịch: 10.000 đồng/trang (đối với bản dịch thứ nhất). Đối với bản dịch thứ 2 trở đi, phí công chứng cho 2 trang đầu tiên là 5.000 đồng/trang; từ trang thứ 3 trở đi thì mức phí là 3.000 đồng/trang. Tổng mức phí công chứng không được vượt quá 200.000 đồng/bản.
Mức phí này có thể sẽ khác tùy thuộc vào loại giấy tờ mà bạn muốn công chứng là gì. Điển hình như giấy tờ mua bán nhà đất với giá trị 1 tỷ đồng trở lên sẽ bao gồm phí công chứng + x% giá trị của tài sản được mua bán trong hợp đồng.
Những lưu ý khi công chứng giấy tờ
Khi đi công chứng bất kỳ loại giấy tờ nào thì mọi người sẽ phải lưu ý những việc sau đây:
- Mang theo giấy tờ muốn công chứng cùng bản chính lẫn bản sao của các thể loại giấy tờ có liên quan khác. Ví dụ như giấy chứng minh quyền sở hữu tài sản, di chúc, sổ đỏ,…
- Mang theo bản giao giấy tờ tùy thân của người muốn thực hiện công chứng.
- Bản sao của các loại giấy tờ có thể là bản chụp, bản in, bản đánh máy chứa đầy đủ thông tin chính xác như bản gốc. Và những bản sao này phải vẫn chưa được công chứng.
- Người yêu cầu công chứng cũng chính là người sẽ thanh toán tất cả các lệ phí công chứng.
Nếu đã đọc đến đây thì chắc các bạn đã biết phải đi công chứng giấy tờ ở đâu rồi nhỉ. Hy vọng với những chia sẻ bên trên, mọi người đã nắm rõ những vấn đề liên quan đến việc công chứng giấy tờ. Và đừng quên ghé trang Mogi.vn để cập nhật thêm nhiều kiến thức bổ ích khác nhé.
Xem thêm
